Come ottenere il rimborso chilometrico con noleggio auto con conducente

Il rimborso chilometrico è una materia poco conosciuta e con scarse notizie reperibili.

Se prendessimo a esempio un campione significativo come: i presidenti e dirigenti d’istituti bancari, i massimi dirigenti di associazioni di categoria (Confcommercio, Confindustria, e altri) i responsabili delle parti sociali, i legali di associazioni, gli Avvocati, i soci e reggenti di enti caritatevoli o di lobbie come Rotary o Lyons, in pochi conoscono la soluzione del rimborso chilometrico nelle sue caratteristiche.

Noleggio auto con conducente sfruttando il rimborso chilometrico

Risultati statistici di un campione significativo a Pesaro.

Da un’ indagine a campione su alcuni dirigenti di enti e associazioni di Pesaro, si è evinto che quasi nessuno conosce l’opportunità di noleggiare un NCC utilizzando il rimborso chilometrico. L’intervista ha interessato le seguenti categorie:

  • Presidenti della Confcommercio, Confesercenti, CNA o Confindustria di Pesaro;
  • La direzione cittadina dell’ INPS e di enti similari;
  • i Presidenti e Dirigenti di Fondazioni come le Casse risparmio, Istituti di Credito, ecc;

Vediamo come si può ottenere un rimborso chilometrico senza usare la propria auto, ma optando per soluzione del noleggio NCC, con un autista professionale e un auto sicura.

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Bisogna in primis conservare tutti i documenti e i giustificativi che testimoniano la natura istituzionale del viaggio di lavoro o di rappresentanza, come ricevute e scontrini. Ci sono diverse situazioni per un noleggio con NCC:

  • la trasferta nel comune di residenza dell’ente;
  • o verso un’altro comune;
  • o con partenza dalla casa di chi viaggia.

I rimborsi chilometrici all’intero del comune sono tassabili. Le trasferte fuori dal comune non sono soggette a tassazione e sono decisamente la soluzione più vantaggiosa per noleggiare un NCC (requisito da rispettare: è il calcolo del rimborso con le tabelle aggiornate dell’ACI).

NCC Metauro Pesaro
NCC Metauro Pesaro

Chiedere il rimborso chilometrico con NCC

L’opzione del rimborso può essere utilizzato sia sulla propria auto ma soprattutto su un’auto con conducente presa a noleggio per viaggi di lavoro o rappresentanza, la seconda soluzione è la più conveniente e altamente professionale. Il rimborso è richiedibile sulle trasferte operate per il lavoro e l’attività di rappresentanza, mentre sono esclusi i trasferimenti quotidiani da casa e l’ufficio.

Nel rimborso viene computato sia la distanza del percorso e anche alcune spese accessorie decise dalla proprietà o dal consiglio di amministrazione o dalle assemblee di rappresentanza. Un requisito importante è il numero dei cavalli dell’auto noleggiata che deve essere compreso tra il 17 e il 20 cavalli fiscali. Il rimborso non riguarda solo le spese proporzionali (benzina consumata in proporzione ai chilometri percorsi) , ma anche quelle che la direttiva chiama non proporzionali (ammortizzazione bollo, assicurazione e costi per i parcheggi o pedaggi). Questa voce deve essere decisa dal responsabile dell’ente o dall’ organo di rappresentanza collegiale. Poi vi sono dei requisiti particolari:

  • valore dell’autoveicolo; – lo stato di usura del mezzo; – il costo dell’assicurazione e del bollo;

Come calcolare il rimborso

C’è un’apposita tabella dell’ACI e un software sul sito che sono molto utili e necessari a tale scopo. Il calcolo diventa semplice. Le tabelle ACI vengono aggiornate due volte l’anno. Dopo aver calcolato l’entità del rimborso bisogna compilare il modulo di rimborso chilometrico.

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Caso specifico: rimborso associazioni

Se una delle categorie prese in considerazione volesse noleggiare un NCC, le spese per il rimborso chilometrico si possono caricare sull’ente rappresentato se lo stesso le ha autorizzate con un apposito regolamento rispettando i principi che elenchiamo:

  • autovetture di potenza non superiore ai 20 cavalli fiscali (1.900 o 2.000 di cilindrata);
  • il calcolo dei chilometri con le tariffe ACI aggiornate e in rapporto all’auto NCC utilizzata;
  • presentazione di un modulo di richiesta nel quale sono riportati i seguenti dati: il giorno della trasferta, la motivazione, il luogo, le persone incontrate e il numero di chilometri percorsi.

Se mancano questi elementi la spesa non è rimborsabile. Come si evince da questa breve guida, il noleggio con NCC è davvero conveniente, volendo rimanere sull’esempio o caso di specie che abbiamo peso in considerazione, potremmo consigliare ai responsabili degli enti o associazioni del comune di Pesaro di prendere in considerazione questa opportunità che permette un rimborso sulle spese sostenute, potendo avere a disposizione un driver professionale e un’auto sempre revisionata e senza alcun rischio di doversi sobbarcarsi anche le fatiche della guida, oltre l’importante opportunità di avere accesso alle zone ZTL delle città. Consigliamo vivamente la soluzione del noleggio fuori dalle mura urbane perché è il più conveniente e con pochi adempimenti fiscali e burocratici, anche se disponendo di un buon commercialista tutte le pratiche sono facilmente evase anche nelle altre soluzioni e: buon viaggio.

NCC Metauro Fano
NCC Metauro Fano